Многие смотрят на тайм-менеджмент как на инструмент, который не подходит для госслужбы. Мол, в госсекторе все регламентировано и управление временем не нужно. Так ли это, мы спросили ведущего российского эксперта по тайм-менеджменту, руководителя компании «Организация времени» Глеба Алексеевича АРХАНГЕЛЬСКОГО.
— Глеб Алексеевич, вы — главный эксперт в России по управлению временем. Есть ли отличия российской школы тайм-менеджмента от зарубежной?
— Главное отличие — в российской школе есть сильный акцент на коллективный и корпоративный тайм-менеджмент. Мы проповедуем и пропагандируем эту простую идею уже более 20 лет. Вы можете сколько угодно «полировать» свой ежедневник, но, если вы не договорились об общих правилах тайм-менеджмента с коллегами, с подчиненными, с руководством, вы не будете максимально эффективны.
Поэтому в своих книгах и выступлениях я уделяю очень много внимания правилам коллективного и корпоративного тайм-менеджмента. В идеале нужно не просто договориться о правилах, а разработать и утвердить стандарты и сделать их обязательными. Такие стандарты регламентируют, как готовиться к совещаниям, назначать встречи, можно ли опаздывать на корпоративные мероприятия и многое другое.
— Это справедливо только для бизнеса? Нужен ли тайм-менеджмент в общественном секторе?
— Требования к управлению временем в государственном секторе даже выше, чем в коммерческом. Работник на госслужбе в гораздо большей степени скован правилами, инструкциями. Он чаще попадает в поле зрения контролирующих органов. Шаг влево — Счетная палата, шаг вправо — прокуратура. В общественном секторе необходимо успевать документировать свою деятельность и отвечать на запросы. Жестких дедлайнов на госслужбе гораздо больше, чем в бизнесе.
Я подробно разбираю тайм-менеджмент в государственном секторе в своей книге «Госслужба на 100%». Там представлена не только моя точка зрения. В книге о тайм-менеджменте рассказывают чиновники самого разного уровня: от муниципального до федерального, вплоть до высших управленцев.
— В чем ключевые отличия тайм-менеджмента в государственных органах от бизнеса?
— Ключевым отличием, как я уже сказал, остается более жесткая дисциплина исполнения, свойственная государственной службе. Выше требования к документированию; их нужно соблюдать не просто для эффективной работы, а для того, чтобы оставаться в безопасности. Это накладывает отпечаток. В остальном принципиальных отличий нет. И в бизнесе, и на госслужбе есть совещания, поручения, секретариат, планирование рабочего дня. Инструменты тайм-менеджмента, которые необходимо применять, практически не различаются. И в бизнесе, и в госсекторе стоит использовать все основные блоки управления временем, описанные в моих книгах «Тайм-драйв» и «Корпоративный тайм-менеджмент».
Что касается руководителей, то в государственном секторе они сталкиваются с теми же постановками задач, что и в бизнесе. Прежде всего это мультизадачность, мультипроектность. Кроме одного непосредственного начальника у чиновника могут быть и другие руководители по различным проектам. Так же, как и в крупных компаниях, нужно отвечать на запросы руководства и внешних контрагентов.
— Растет ли популярность управления временем в госсекторе?
— Да, конечно. Приведу примеры хотя бы тех государственных структур, с которыми работал лично. Это Администрация Президента РФ, Министерство связи и массовых коммуникаций, Министерство экономического развития и другие федеральные ведомства. Тренинги по тайм-менеджменту проходили в региональных органах власти. Передовые регионы, например Татарстан, Калужская и Ульяновская области, начали осваивать тайм-менеджмент много лет назад. Эту инициативу поддерживают первые лица регионов. Они внедряют технологии тайм-менеджмента в свою работу и заказывают обучение для своих команд.
Я вижу очень четкую корреляцию. Те регионы, которые в свое время освоили управление временем, неизменно занимают первые места в рейтингах инвестиционной привлекательности. Невозможно привлекать бизнес, если вы вовремя не отвечаете на письма, не умеете управлять проектами, не контролируете собственные задачи и не используете клиентоориентированный подход к инвесторам.
Растет популярность управления временем и среди муниципалитетов. Однажды я увидел объявление о конкурсе на должность главы небольшого поселка городского типа на моей малой родине. В поселке живут всего несколько тысяч человек. В требованиях к будущему главе было написано: высшее образование, знание законодательства Российской Федерации и нормативных актов о госслужбе, а также высокий уровень личного тайм-менеджмента. От него требовали способности спланировать и организовать собственное время, умения контролировать задачи. Мне было приятно, что даже в глухих уголках нашей родины, даже там, где люди близки к земле и далеки от московских управленческих тенденций, понимают важность тайм-менеджмента в госсекторе.
— Представим, что я сотрудник регионального или муниципального учреждения в провинции. Я ничего не знаю о тайм-менеджменте. С чего мне начать?
— Первое — начать с личного тайм-менеджмента. Прочитайте мой «Тайм-драйв» — это основная книга по управлению личным временем. За последние 15 лет мы переиздали ее 26 раз. После этого вы сможете внедрить в свою работу все необходимые технологии тайм-менеджмента: будете четко ставить цели, планировать рабочий день, мотивировать себя на выполнение неприятных задач и так далее. Дальше, если хватит мужества и решимости, нужно приступать к коллективному управлению временем в организации. Прочитайте книгу «Корпоративный тайм-менеджмент» и начинайте договариваться с коллегами о правилах уважения к времени друг друга. Мы называем это «разбрасывать бациллу тайм-менеджмента вокруг себя». Если у вас есть подчиненные — внедряйте инструменты управления временем в своем подразделении.
Недавно я проводил семинар в Министерстве экономического развития одного из регионов. На мероприятии руководитель ведомства рассказал, как он сам пришел к тайм-менеджменту. По его словам, когда он был начинающим начальником отдела, то ничего не успевал, не справлялся с задачами. Он причитал «Тайм-драйв» и начал с одного простого инструмента — жестко-гибкого плана. Ему это очень помогло: он начал расставлять приоритеты и больше успевать. Тогда чиновник поручил делать такие планы своим сотрудникам. Те сопротивлялись и придумывали тысячи отговорок. Но руководитель был непреклонен и заставлял каждого вывешивать план над рабочим местом, проверял, как расставлены приоритеты и можно ли по документу работать. Это длилось полгода. За это время все привыкли к инновации, производительность отдела начала расти.
Я верю в эффективность работы этих людей, потому что знаю, сколько они привлекли инвесторов и сколько контрактов с ними подписали. Ведомство в короткие сроки создало территорию опережающего развития и принесло в разные отрасли региона инвестиций на несколько миллиардов. Теперь министерство обучает тайм-менеджменту не только своих сотрудников, но и предпринимателей, работающих в регионе.
— Вы написали книгу о госслужбе. Что вы можете сказать о тенденциях в государственном секторе в течение последних лет? Как развивается госслужба?
— Сначала расскажу предысторию этой книги. В 2015 году меня пригласили возглавить одну из рабочих групп национальной предпринимательской инициативы. Мы должны были работать вместе с чиновниками, чтобы реформировать регулирование в определенных сферах. Нужно было стартовать с идеи и довести ее до закона, который попадет на подпись к президенту. Тогда я понял, что ничего не знаю о государстве и госслужбе. Понял, что не знаю основ: что такое ФОИВ, как отличаются региональный и муниципальный уровни власти. Как любой нормальный советский технарь, математик по образованию, в любой непонятной ситуации я ищу книгу. Мне нужен был понятный, логичный источник информации о том, как устроено российское государство. Такой книги я не нашел. Поэтому с моей коллегой, заместителем по рабочей группе Ольгой Стрелковой, мы решили ее написать.
Книга разбита на три больших блока. В первом мы разбираемся, как устроено государство, как работает эта машина. Второй блок — электронные сервисы, такие как сайт госуслуг или Налог.ру. Их очень много, но далеко не все о них знают. Третий раздел — о том, как меняется государственная служба. Это наш собственный опыт работы в национальной предпринимательской инициативе. В этом разделе мы говорим и о тайм-менеджменте. В книге мы собрали кейсы, мини-интервью госслужащих разных уровней власти.
Главное интервью дал М. В. Мишустин, который тогда был главой налоговой службы, а сейчас занимает пост премьер-министра. Он поделился своим опытом реформирования налоговой службы, рассказал, как в ведомстве используют тайм-менеджмент. Призываю всех прочитать его интервью.
На мой взгляд, главная тенденция в государственном секторе — это появление все большего числа людей, госорганов и проектов, которые не соответствуют стереотипному представлению о государстве как о бумажной, замшелой и совершенно не «юзер-френдли» структуре. Структуре, которая работает с 9 до 18 с длинным обедом. Государство становится все более электронным, удобным и человечным.
Я вижу все больше очагов эффективности. Все больше современного, интересного. Приведу один пример — МФЦ. Это гигантский, фантастический проект, который сделал для всех нас общение с государством более удобным. Сейчас я с интересом наблюдаю за МФЦ для бизнеса. Если они будут такими же удобными, как и МФЦ для физлиц, то это будет огромное подспорье для предпринимателей, особенно начинающих. Например, это прекрасные, удобные кадастровые сервисы.
Немалую роль в этой трансформации играют люди, у которых до госслужбы был опыт работы в бизнесе, в коммерческих структурах. Это помогает им взглянуть на задачи по-другому.
Хотя в госсекторе есть много проблем, я, как эксперт по тайм-менеджменту, могу констатировать, что он меняется в лучшую сторону. Мне становится все удобнее взаимодействовать с государством не только как профессионалу, но и как гражданину. Если вы читаете эту статью и хотите присоединиться к этой тенденции, быть на передовой, менять процессы и свои компетенции, то инструменты тайм-менеджмента вам помогут.
Подготовил К. В. ОВЧАРУК
